Was Prozessautomatisierung bedeutet

In jedem Unternehmen etablieren Sich bewusst oder unbewusst Prozesse. Dabei entstehen oft Strukturen, die zu einem späteren Zeitpunkt durch Wachstum, Veränderungen der Mitarbeiterstruktur oder des Geschäftsfelds nicht mehr zur veränderten Situation des Unternehmens passen. Die Folgen davon sind vielfältig, vielleicht kommen Ihnen diese Beispiele bekannt vor:

• Kundendaten liegen an verschiedenen Stellen in unterschiedlichen Programmen
• Dokument landen in falschen Ordnern irgendwo in den Tiefen des G-Laufwerks
• Einträge aus einer Exceltabelle müssen in zahlreichen andere Exceltabelle aktualisiert werden
• jeden Morgen müssen dieselben Informationen zusammengetragen und per E-Mail verschickt werden
• Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Krankheitsfälle sind in vielen unterschiedlichen Programmen und Dokumenten verteilt

Diese Szenarien bergen einige Nachteile, manuelle Prozesse sind z.B. anfällig für menschliche Fehler: Mitarbeiter verrutschen in der Zeile des Excel-Dokuments, übertragen Zahlen falsch, legen Dokumente an unterschiedlichen Orten ab oder senden Unterlagen versehentlich an falsche Personen. Die Einarbeitung in manuelle Prozesse ist Zeitaufwändig und bindet die Arbeitskraft von Mitarbeiter*innen, die im Tagesgeschäft an anderer Stelle dringend benötigt wird. Dokumentation und Übergabe sind äußerst aufwändig - erst recht, wenn die Mitarbeiter*innen, die die ursprüngliche Prozessstruktur aufgebaut haben, das Unternehmen irgendwann verlassen. Wir helfen Ihnen dabei, diese Prozesse zu identifizieren und zu automatisieren.

Wie wir Prozessautomatisierungen umsetzen

Je nach Struktur Ihres vorhandenen oder neuen Prozesses sind die Anforderungen an Ihre Software sehr unterschiedlich. Wir setzen bei der Umsetzung eines Projektes auf eine enge Zusammenarbeit und ein Vertrauensverhältnis zu unseren Kunden. Wir entwickeln in enger Absprache mit Ihnen genau die Software, die Sie benötigen. Wir helfen Ihnen dabei die Anforderungen an passende Software-Lösungen herauszukristallisieren und auf die wichtigsten Funktionen zu reduzieren. Dabei beziehen wir alle für den Erfolg des Projektes benötigte Personen ein und definieren mit Ihnen wichtige Funktionen. Denn wenn der Prozess nicht den Anforderungen aller Beteiligten genügt, wird Sie nicht vollständig eingesetzt und kann nicht ihr gesamtes Potential entfalten.
Durch unser agiles Vorgehen können Sie in kurzen Zeitabständen immer wieder den aktuellen Entwicklungsstand ausprobieren und erhalten am Ende die Software, die Sie benötigen - ohne vorab ein 100-seitiges Lastenheft zu liefern.

Beispiele für automatisierte Prozesse

Anforderungen an eine Prozessautomatisierung sind so vielfältig wie die Prozesse, die sie ersetzen. Es ist also schwierig die Eine fertige Lösung zu finden - vielleicht inspirieren Sie die folgenden Beispiele aus Projekten, die wir bereits umgesetzt haben:

Integration mit anderen Software-Lösungen

Häufig lösen bestehende Softwareanbieter bereits einen Großteil ihrer Prozessanforderungen - aber die eine entscheidende Funktion fehlt? Dann genügt es manchmal, Teile Ihres Arbeitsablaufes direkt in bestehende Programme zu integrieren. Beispielsweise können zusätzliche Funktionen in einen E-Mail-Client wie Outlook eingefügt werden oder Aktionen anderer Anbieter (per sog. API) automatisch ausgelöst werden.

Synchronisierung von Daten

Auch können wir Daten unterschiedlicher Software-Anbieter zusammenführen und somit synchron halten. So müssen Sie Daten nicht an mehreren Stellen pflegen, sondern können diese an einer Single Source of Truth verwalten. Für unseren Kunden Visual Statements® erfassen wir Daten automatisch und bereiten sie so auf, dass diese einfach durchsuchbar sind. Dabei greifen die Mitarbeiter über ein Webportal und über eine Browsererweiterung auf die hinterlegten Daten zu.

Automatische Dokumentenerstellung

Ob Reports, Rechnung, Versandlabel oder Werbematerialien. Viele Dokumente müssen erstellt, gedruckt oder versandt werden. Durch automatische Vorlagen oder browserbasierte Editoren, kann diese Arbeit vereinfacht werden. So haben wir mit Propgis das Immobilen-Exposé mit völlig neuen Daten angereichert und dessen Erstellung automatisiert.

Zusammen Geschäftsprozesse verbessern anstatt nur zu replizieren

Wenn Sie mit uns Prozesse automatisieren, helfen wir Ihnen dabei, die bereits etablierten zu hinterfragen und wenn nötige neu zu gestalten. So vermeiden Sie den häufigen Fehler, einen schlechten Prozess eins-zu-eins zu digitalisieren. Denn ob z.B. ein kompliziertes Dokument per Hand oder per digitalen Eingabefeldern ausgefüllt wird, macht für die Benutzer*innen nur wenig Unterschied.

“Ein undurchsichtiger, schlechter Offline-Prozess wird ein undurchsichtiger, schlechter Digitaler-Prozess”

Erst wenn im Prozess die richtigen kontextuellen Informationen bereitgestellt werden, kann sich das volle Potential der Digitalisierung entfalten. Durch unsere Einblicke in verschiedene Geschäftsfelder und unsere Arbeit mit jungen und digitalen Unternehmen, übersetzen wir Ihren Prozess nicht nur in die digitale Welt, sondern helfen Ihnen auch dabei Verbesserungen zu identifizieren und zu implementieren.

Unsere Erfahrung

Mit unseren Kunden wie z.B. The Story Market haben wir mehrfach komplette Unternehmensprozesse digitalisiert. Vom automatischen Erfassen von Informationen aus dem Internet, der Zuordnung zu Firmeneigenen Kundendaten bis hin zur Verwaltungsoberfläche für die erfassten Daten. Sehen Sie sich in Ruhe unsere Referenzen und Produkte an die wir bereits erfolgreich umgesetzt haben und zögern Sie nicht, uns Ihre Fragen in einem unverbindlichen Erstgespräch zu stellen.

Durch Fördergelder mehr Erreichen

Viele Bundesländer stellen Fördergelder bereit, um Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zu unterstützen. Mit dem Innovationsgutschein aus Baden-Württemberg oder dem Digitalbonus in Bayern können beispielsweise bis zu 50% des Projektvolumens finanziert werden. Dies kann Ihnen helfen Ihre Lösung, um weitere Funktionen zu erweitern und Kosten zu sparen.

Mit unseren Kunden haben wir bereits viele erfolgreiche Anträge für die verschiedensten Förderprogramme gestellt. Wir kennen die Anforderungen von Förderern und die nötigen Kniffe für erfolgreiche Förderanträge. Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Expertise bei der Antragstellung und helfen Ihnen zum positiven Förderbescheid.

Noch mehr von uns

Sie haben es bis hier geschafft? Dann nehmen Sie doch Kontakt zu uns auf. Wenn Sie vorher noch mehr über unsere Arbeit lesen möchten, schauen Sie doch mal was wir in der digitalen Produktentwicklung für sie tun können. Oder wie wir unseren Kunden dabei helfen eine Cloud Infrastruktur aufzubauen und zu betreiben.